Sugieren limitar los eventos virtuales

No se habían enfriado aun los motores de los aviones al inicio de la pandemia y un dudoso boom estallaba en las pantallas de los laptops de todo el continente: los eventos virtuales o webinars. Hoy el “formato” acusa cansancio y no son pocos los expertos que invitan a repensarlos.

No era para menos en un entorno laboral habituado a utilizar al máximo los miles de espacios de reuniones disponibles en hoteles y otros escenarios al servicio de la industria de eventos. El dinámico sector MICE prácticamente se trasladó a las pantallas de millones empleados y trabajadores.

Sin embargo, la saturación de convocatorias y el formato de las mismas ha producido cansancio en los profesionales, con lo cual se abre un reto para el sector: los eventos online e híbridos seguirán desarrollándose pero deben mejorarse. Así lo señalaron expertos a medios de comunicación europeos. Es el caso de Marcel Forns, director general de GEBTA España, para quien el formato de reunión virtual debe tener en cuenta ciertas particularidades frente a su par físico.

“Durante estos meses de confinamiento, la mayor parte de las empresas hemos abusado de las reuniones virtuales, las hemos utilizado para todo con independencia de los objetivos perseguidos y de la idoneidad del medio para cada propósito en cuestión, porque no había otro remedio. En términos generales, este abuso ha generado una cierta saturación y ha puesto en evidencia las limitaciones que tienen las videconferencias”, manifestó Forns.

Asi lo considera, igualmente, David Abreu, presidente de OPC Madrid, para quien más allá del cansancio, el formato virtual dista mucho del presencial:

“Desde la fase preparatoria por parte del asistente que tiene una menor implicación, hasta la duración de la misma, que necesariamente es inferior a las presenciales por el propio tiempo que se dedica, pasando por los casi inapreciables, pero existentes, y que nuestro cerebro procesa, retrasos en la comunicación oral e incluso en la escasa comunicación no verbal por las obvias barreras existentes, hacen que las reuniones por videoconferencia, pese a que tienen la parte positiva de que en ocasiones sea la única manera posible de reunirse, además de la reunión telefónica, no pueden equipararse a la reunión presencial ya sea de carácter formativo, comercial o privado”.

Diferentes dinámicas y objetivos

Según Forns, las reuniones virtuales gozan de ventajas: “tienen un menor coste y suponen un ahorro de tiempo respecto de las reuniones cara a cara. La clave está en saber cuándo debemos recurrir a una reunión presencial y cuándo la podemos substituir por una virtual, porque no sirven exactamente para lo mismo y por consiguiente no siempre tienen los mismos efectos”.

Una diferencia fundamental, por ejemplo, es el tiempo: “La capacidad de mantener la concentración no es equivalente, por eso, por regla general, se recomienda que las reuniones virtuales sean breves, porque de lo contrario, es muy fácil distraerse”, dijo el experto.

Para atender estas nuevas situaciones derivadas de la pandemia, muchas compañías de tecnología han dispuesto y mejorado sus plataformas para ponerlas al servicio de las empresas y sus empleados. Sin embargo, más que tecnología se trata de una planificación.

De acuerdo con José Bort, CEO de la empresa especializada en eventos online, EventsCase, la mayoría de los cientos de eventos virtuales realizadas a la fecha han coincidido en un error estructural: no se ha pensado en formatos específicos para eventos online, solo se ha intentado replicar los eventos físicos.

“Creemos que no se han tenido en cuenta que los contenidos deben ser más ágiles y los ponentes menos eruditos y más comunicadores. El moderador de eventos virtuales e híbridos es quien marcará el ritmo del evento y quien debe tener la flexibilidad necesaria para hacer frente a potenciales problemas, ya sean técnicos o de otra índole”, dijo Bort a medios españoles.

Y agregó: “Las herramientas de participación online deben perfilarse para que tengan sentido y que no solo sea una consecución de encuestas y concursos. Es importante echar mano de herramientas de gamificación relacionadas con el contenido del evento y personalizadas con el branding y la marca corporativa”.

Lo propio cree Rudolf Rannegger, MCI Spain & Portugal: “para llevar a cabo una transición de un evento presencial al virtual es necesaria una estrategia y un enfoque de pensamiento de diseño (Desing Thinking). Redefinir los objetivos, pensar en la audiencia e implementar elementos de la neurociencia son clave y ayudarán a las empresas a conseguir el impacto que quieren en el evento virtual (…) La clave es seguir una metodología desde el principio, rediseñar la experiencia e integrar innovación y creatividad en el proceso”.